４．４．５　文書管理

　会社は、環境マネジメントシステムで使う(書いてある通りに行う事にする)文書は管理して下さい。ただし、「記録」は下の管理の方法ではなくて4.5.4項に書いてあるとおりに管理して下さい。(記録用紙はこの項の通りに管理して下さい。)

　文書の管理のやり方は、少なくとも下の様なやり方でやる様に決めて、その通りに行って下さい。また必要な場合にはそれを改めて下さい。


▼承認
　ａ）文書を作ったら、その活動の責任者が「それでよいかどうか」の確認をしてから使って下さい。
　　（つまり、責任者の考えと違う取り決めはしないで下さい。）

▼見直し
　ｂ）文書は、作った時はそれでよいつもりでも、使ってみたらあまりうまくいかなかったり、時代の
　　移り変わりに合わなくなっていったりしますから、時々それでよいかどうか見直して下さい。
　　作り直したら、また「それでよいかどうかの確認」を責任者がしてから使って下さい。

▼改訂
　ｃ）文書を変更したときは、どこが変更されたのかわかる様にしておいて下さい。文中で取消線
　　や、色文字を使ってあってもよいでしょうし。改訂履歴がつくられていても良いでしょう。
　　　また、最新版かどうかがわかる様にしておいて下さい。例えば、版番号や改訂日が書かれ
　　ているなどの策があります。

▼配付
　ｄ）必要な場所で、必要な文書の最新版が見られる様にしておいて下さい（特に不便でない
　　程度で見に行けるところに置いて下さい）。紙で配られていても、LANに繋がったPCで見られ
　　ても良いでしょう。

▼作成
　ｅ）文書はわかりやすく作られていなければなりません。そのためには、段落構成や見出しを
　　工夫したり、行うことをその順番に書く、必要ならば図や表を使うなど、して下さい。また、
　　汚れたり、傷んだりして読めない様な状態でないようになっていなくてはいけません。
　　　さらに、何について決めた文書なのか分かりやすくなっている必要もあります。文書タイトル
　　や文書番号を工夫すれば分かりやすくなるでしょう。

▼社外文書
　ｆ）社外で作った文書であっても、社内で使う事にするのなら、どの文書を使う(書いてあるとおり
　　に行う)のかハッキリさせて、使う文書は必要な場所で見られるようにしておいて下さい。

▼古い文書
　ｇ）廃止又は改訂済みの文書は間違って使われないようにしておいて下さい。その為には、
　　配ってある文書はすぐに回収・廃棄するべきでしょう。捨てられない事情があるのなら、
　　「廃止済み」や「改訂済みの旧版」だという事が一目で分かるようにしておいて下さい。
　　


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