４．５．４　記録の管理

　作り上げた環境マネジメントシステムやISO14001を会社がちゃんと守っていること、また達成した環境パフォーマンスを示す証拠として、記録をとって残して下さい。


　記録の管理のやり方について、下の事を含めて決めてその通り行って下さい。また、必要があったらそのやり方は直して下さい。

　ａ）記録が何について書いてあるのか（その他、いつの記録か、どこの記録かという様なことも）
　　分かりやすくする方法
　ｂ）記録の保管方法
　ｃ）記録が傷ついたり、汚れたり、消えてしまったり、なくしてしまったりしないようにする方法
　ｄ）記録を使うときに簡単に取り出せる様にしておく方法
　ｅ）記録をいつまで取っておくか（ということを決める方法）
　ｆ）取っておく期間が過ぎたら、どう捨てるかという事

　　【解説】置き場所のリストを作る。記録番号順に綴じておくておくなどするとよいでしょう。


　記録は、読みやすくしておいて下さい。また、傷ついたり、汚れたり、消えてしまったり、なくしてしまったりしないようにつけて、保管して下さい。
　記録は、わかりやすく作って、記録をつける時や、後で見返す時に困らない様にしておいて下さい。
　記録は、どんな活動（あるいは製品やサービス）についてつけた記録なのかわかりやすくしておいて下さい。

　　【解説】ここに”記録は読みやすく”とあります。ＪＩＳ訳では、改訂前も改訂後も変わらず
　　　”読みやすく”と書かれていますが、原文では変更があります。つまり、意味が変わった
　　　のに、ＪＩＳ訳では変わっていないかのように書かれていますから注意が要ります。
　　　　ISO14001：04年版では、”shall remain legible”と言っています。「風雨や紫外線など
　　　によって経時変化で読めなくならない様に」という事までを意味しています。
　　　　ISO14001初版では、単に”shall legible”と言っていましたので、「アメリカ人がよく
　　　ミミズの這った様な字で、書いた本人も読めないような記録を残して居る事があるが、
　　　その様な事が無い様に。」という意味でした。改訂前は、別途「損傷、劣化、紛失を防ぐ
　　　方法で」と書いてあったので、全体的に意味は同じだったのです。
　　　　しかし、JIS訳では「損傷・・・を防ぐ」という事を削除して、単に「保護しなければなら
　　　ない」としか書いてありませんので、少々わかりにくすぎると思われます。もちろん、
　　　口語訳ではちゃんと訳してあります。



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