４．３．２　文書の管理

　会社は、ISMSで使う(書いてある通りに行う事にする)文書は、なくしてしまったり、汚してしまったり、盗まれたりという事から保護して下さい。また下のように管理して下さい。ただし、「記録用紙」までは下の管理の仕方で行いますが、「記録」は下のやりかたではなくて4.3.3項に書いてあるとおりに管理して下さい。

　文書の管理のやり方は、少なくとも下の様なやり方でやる様に手順書(4.3.1注１)を作って下さい。


▼承認
　ａ）文書を作ったら、その活動の責任者が「それでよいかどうか」の確認をしてから使って下さい。

▼見直し
　ｂ）文書は、作った時はそれでよいつもりでも、使ってみたらあまりうまくいかなかったり、時代の
　　移り変わりに合わなくなっていったりしますから、時々それでよいかどうか見直して下さい。
　　作り直したら、また「それでよいかどうかの確認(a)項)」をしてから使って下さい。

▼改訂
　ｃ）文書を変更したときは、どこが変更されたのかわかる様にしておいて下さい。文中で取消線
　　や、色文字を使ってあってもよいでしょうし。改訂履歴がつくられていても良いでしょう。
　　　また、最新版かどうかがわかる様にしておいて下さい。例えば、版番号や改訂日が書かれ
　　ているなどの策があります。

▼配付
　ｄ）必要な場所で、その文書を必要とする人誰もが文書の最新版が見られる様にしておいて
　　下さい（特に不便でない程度で見に行けるところに置いて下さい）。紙で配られていても、
　　LANに繋がったPCで見られても良いでしょう。

　ｅ）文書の配付は、必要なところにちゃんと配られていて、どこに、いつ、誰が配ったか分かる
　　といったように、ちゃんと管理して行って下さい。”手順書”や”フォーム”といった文書の種類
　　毎に決めた手順に沿って、ちゃんと配ったり、保管したり、古い文書を回収・廃棄したりしな
　　ければなりません。

　【注】”はいふ”は、02年版のJIS訳では”配布”、05年版訳では”配付”とされていますが、厳密
　　には”配付”が正しいと言えるでしょう。尚、原文は”distribution”で変更ありません。


▼作成
　ｆ）文書はわかりやすく作られていなければなりません。そのためには、段落構成や見出しを
　　工夫したり、行うことをその順番に書く、必要ならば図や表を使うなど、して下さい。また、
　　汚れたり、傷んだりして読めない様な状態でないようになっていなくてはいけません。
　　　さらに、何について決めた文書なのか分かりやすくなっている必要もあります。文書タイトル
　　や文書番号を工夫すれば分かりやすくなるでしょう。

　【解説】JIS訳では、単に「文書は読みやすく」としか書かれていませんが、原文では”remain
　　legible”と書かれていますので、「読みやすい状態を保つ」つまり、時間とともに読みにくく
　　もならないようにしなければなりません。ISO9001/14001でも同じような事が起きています。


▼社外文書
　ｇ）社外で作られた文書は、どれが社外で作られた文書なのか分かるようにしておいて下さい。

　【解説】ISO14001：04の様に「社外で作った文書であっても、社内で使う事にするのなら、どの
　　文書を使う(書いてあるとおりに行う)のかハッキリさせて、使う文書は社内で使う文書と同じ
　　様に必要な場所で見られるようにしておいて下さい。」という事が言いたかった可能性が高い
　　です。その様に読み取る事は難しいですが．．．。


▼古い文書
　ｈ）廃止又は改訂済みの文書を間違って使われないようにしておいて下さい。その為には、
　　配ってある文書はすぐに回収・廃棄するべきでしょう。捨てられない事情があるのなら、
　　「廃止済み」や「改訂済みの旧版」だという事が一目で分かるようにしておかなければなり
　　ません。



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