文書の分類

　ISO業界(？)では、昔から”文書””記録”と書類の種類を分けて来ました。しかし、ISO業界外の人からみるとその区別はややこしいですし、ISO9000sの2000年版で「記録も文書の一種である。」という事が明確にされてから、さらにややこしくなった様子もある様です。

　さらに、これらを説明したときに人々の理解を妨げている様子の書類があります。それが『計画類』です。そこでマネジメント改善研究所では、文書類を「文書」「記録」だけでなく「計画(類)」の３つに分けて、下の様に整理する事を提案します。もちろん、理解に困らないならば２つのままで構いませんが、それでややこしかったら、３つに分けて整理する事を考えてみて下さい。


文書類（広い意味の文書）

　　１．文書（狭い意味の文書）
　　・方針、環境マニュアル、規定、規程、手順書、要領書、作業指示書、帳票、様式、
　　　フォーム．．．と呼ばれている文書類。
　　・何かのルールや、作業のやり方（記録の記入の仕方を含む）が定められている。
　　・責任者がそれで良いことを確認していなければいけない。
　　・必要な時に改訂される。もちろん、責任者に変更を認めてもらわなくてはいけない。
　　・必要な場所に、コピーが配付されていなくてはいけない。
　　・有効期間は、改訂又は廃止されるまで。
　　・必要があったら（なるべく定期的に）見直しをする必要がある。

　　２．計画（類）
　　・計画、目標、プログラム、プロジェクト．．．と呼ばれている文書
　　・何かの決定事項を、多くはフォームに書き込まれて作られる。
　　・責任者が、それで良いことを確認していなければならない。
　　・必要があれば、改訂される事もある。責任者の承認は必要。
　　・必要な場所に、コピーが配付されていなくてはいけない。
　　・有効期間は、計画終了まで（多くは１年くらい）。
　　・有効期間が普通は短いので、見直しは必要にならない事が多い。

　　３．記録
　　・記録、議事録、実績、○○票．．．と呼ばれている文書
　　・何か実施した事や、何かの結果の数値を、普通はフォームに書き込まれて作られる。
　　・責任者の確認は、必要ないことも多い。
　　・書いた事を変更するのは「改竄」になる。本当に変更が必要な時は改竄ではない事がわかる
　　　様にしておかないといけない。
　　・コピーを配付することはあまりない。
　　・コピーがないので、紛失したり誤廃棄したりしないようにしておかなければいけない。

　　これらの他にも文書類の性質はありますが、だいたいわかると思うので省いています。


　お読みになったら、だいたいおわかりになったと思います。　２．計画類は「フォームに」記入する事と、有効期間がハッキリしている事の他は、１．文書と同じです。　ですから、文書類を２つに分けるなら計画類は文書と同じ方に入ります。　他の文書とちょっと性質が違うので、混乱が起きるわけですね。

　そんなわけで、２．計画類は４．３．２項の通りに取り扱って下さい。



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